Q1．　経理のやり方を見直した方がいいのですか？

経理のやり方を見直すことは必要です。 　医療機関の経営というものは、通常の会社の経営とは違います。 　決定的な違いは、従業員のほとんどが医療スタッフという直接部門関係、反対に間接部門、特に総務関係の従業員が通常の会社に比べ少数であるか、ほとんどいないということです。 ゆえに一人で受付事務、総務、経理という何役もの仕事をこなしていかなければなりません。 　だからこそ、直接利益を生まない間接部門にかかる労働時間やそのためにかかる費用を、必要最小限に抑えていかなければなりません。 　そして、その必要最小限に抑えたことによって生じた労働時間や費用を、直接的に患者様と接する部門、受付事務などに使っていくことが最も大事であると考えます。 　例えば、総務や経理をしてもらうために新しく人を雇った場合、給料として年間240万円 （毎月20万円とします） のお金が支出 【給料という毎月必ず発生する固定費の支出】 となります。 　その場合、この費用を賄いかつ同じだけの利益を計上するためには、自院の売上高をどのくらい増やしたらいいと思いますか？ 　仮に、自院の売上高が2億円、営業利益が1,500万円とした場合、営業利益率 （営業利益÷売上高） は7.5％となります。 そして新しく従業員を雇ったことにより発生する給料、つまり年間240万円の固定費の削減は売上高に換算すると下記のようになります。 　　　（例）　　　240万円÷7.5％（1,500万円÷2億円）＝約3,600万円 　　　　　　　　　　　　　　　　〔営業利益率〕 　つまり、上記の例を見てもわかる様に240万円の固定費を稼ぐためには売上を3,600万円増やさなければいけません。 医療を取り巻く環境が厳しい現在では、上記売上額を増加させることは、かなり厳しいと思います。 　　　売上高増加　＝　利益増加という考え方は原則ですが、 　　　固定費削減　＝　利益増加という考え方も成り立つという事もご留意ください。 　ということは、いかに間接部門を改善 （経理、総務部門などを改善して、人件費を始めとする固定費の削減） して、直接的に収益に関係する医療スタッフ部門に人員を集中することが大事であるということは、言うまでもありません。 　その為にも、経理の処理方法を従来のやり方ではなく、改善することが重要です。 　詳しくは、当事務所にお問い合わせください。

Q2．　財務会計ソフトの導入は必要ですか？

財務会計ソフトの導入は必要です。 それによって経理事務を簡素化しなければいけません。 　財務会計ソフトを導入すれば、「現金帳」 以外の帳簿及び伝票の作成は財務会計ソフトが自動的にしてくれます。 　つまり転記ミス等がなくなります。 また転記等の行為自体がなくなります。 最初は財務会計ソフトに伝票入力することに抵抗があるかもしれませんが、私達が最初にきっちりと初期設定 （勘定科目、消費税等の導入設定、経常的に発生する取引の仕訳登録，適用登録） し、入力の仕方等を丁寧に指導しますので、後は一定のルールに従って取引を入力していくだけです。 　実際、私達が財務会計ソフト導入を支援させていただいたところでは、ほとんどの医療機関で遅くても２〜４ヶ月で自由に扱えるようになっております。 そしてどの医療機関でも必ず導入してよかったとおっしゃいます。 　また、当事務所は基本的に今お使いの会計ソフトで対応可能です。 当事務所では弥生会計や勘定奉行など市販されているソフトは揃えていますので、お客様に合わせることができます。 　もし、これから会計ソフトをお選びになられる方は、ソフトの使い易さ，価格などを考慮すると、弥生会計あたりを選ばれるのが良いと思われます。 　お客様が会計ソフトに日々入力して頂き、自力で月次決算できる体制作りをサポートさせて頂きます。 　また逆に、当事務所が貴院の経理部を兼ねることによって、経理部門を縮小させるという方法にも、当事務所は対応できますのでご安心ください。

Q3．　給与計算ソフトの導入は必要ですか？

給与計算ソフトの導入は必要です。 そして給与計算にかかる時間と費用を削減しなければいけません。 　給与計算ソフトを導入 （初期設定及び毎月の入力方法は丁寧に指導します。） すれば、毎月の給与明細書の作成（給与計算ソフトによってはタイムカードからの勤務時間の自動取り込みもできます。 つまり勤務時間の入力の手間を省けます。）、年末調整手続き、源泉徴収票の作成及び発行、源泉徴収簿の作成及び発行、法定調書合計表の作成及び発行が簡単に出来ます。 　確かに導入から2〜3ヶ月位は少し戸惑うかもしれませんが、4ヶ月目位からは給与計算事務につき充分、日常業務が出来る様になります。 　さらに、毎年6月1日から7月10日までの間に労働基準監督署に提出する労働保険料申告書、毎年7月1日から7月10日までの間に社会保険事務所に提出する社会保険料算定基礎届も給与計算ソフトのデーターをそのまま使用することにより、容易に作成することが出来ます。 　つまり、ただでさえ忙しい月末業務の中で、給与処理にかかる労働時間を大幅に短縮することが可能になります。

Q4．　従業員の立替経費の精算でいい方法はありますか？

従業員の立替経費の精算は毎回現金で支払わず、「経費精算申請制度」 にし、給与支給時にまとめて支払うという方法があります。 　従業員の旅費交通費等の経費の清算を、毎日従業員ごとに持ってこられるたびに支払っていたのでは、経費精算 （出金伝票を起票する、現金出納帳に記帳する、金庫の中の現金残高と現金出納帳の残高とを照合する、この経費精算のために事務処理が中断する　等） に時間がかかりすぎ、時間がいくらあっても足りません。 　そこで 「経費精算申請書」 を活用し、経費の精算をその都度精算から給与支給時の月一回の精算方法 「経費精算申請制度」 が変更し、経費精算に関する作業時間を短縮しなければいけません。 　「経費精算申請制度」 とは、従業員が立て替えた旅費交通費等の領収書を 「経費精算申請書」 の裏面に糊付けし、その内容を表面に記載します。 「経費精算申請書」 に記載する内容は、支払日、支払金額、支払先、摘要等です。 　これを月一回、従業員にまとめて提出してもらい、その合計金額を各人の給与振込の際に一緒に入金し、精算します。 　　この制度を活用すると以下のようなメリットがあります。 　　　　1　現金の出入りが少なくなるので、金庫内の現金を数える回数が減ります。 　　　　2　現金出納帳をつけることから解放されます。 　　　　3　出金伝票を起票することから解放されます。 　　　　4　金庫の中の現金残高と出納帳の残高、更に会計ソフトの現金残高とを 　　　　　　照合することが少なくなり、現金残高と帳簿残高との不合によるストレス 　　　　　　から解放されます。 　　　　5　経費清算申請書が領収書綴りの代わりとなり、領収書を綴りへと貼り付 　　　　　　ける手間がなくなります。 　　　　6　経費清算で事務処理が中断することが少なくなります。 　上記に変更することによって、経費精算に関する作業時間を大幅に短縮することが可能です。

Q5．　毎日支払い作業があり大変なので、何かいい方法がありませんか？

買掛金や未払金等の支払日を統一する。 　買掛金や未払金の支給日を統一し、「銀行に振込に行く」 回数を減らす。 また支払日はATM，窓口等で長時間待たなければならない5や10日及び月末を避けるようにし、出来るだけ 「銀行に振込に行く」 という行為に掛かる時間を削減する。 　そして、出来るだけネットバンキングを導入し、「銀行に行く」 という行為にかかる時間そのもの及び振込料の削減をするようにする。

Q6．　迅速に経営の意思決定をしていくにはどうしたらいいですか？

財務会計 （給与計算及び販売管理含む） ソフトの導入による経理の改善及び経営の意思決定を迅速化する。 　会計，給与特に会計記帳業務は、出来る限り自院で行うことが基本であると考えます。 そうすればよりタイムリーな情報を得ることが出来ます。 これは月次決算導入ということになります。 　自院の毎月、毎月の現状を計数化した数字をリアルタイムで把握することが出来ます。 （ただ、ここで完璧な数字を求めてはいけません。） 　そうすることによって、自院のその時点での問題点を見つけることができ、更にその問題点を調査及び分析することにより、その原因を追究し、具体的な対策を立てることが出来ます。 実際良くない実状ほど早く気づかなければ、対策が手遅れになり、経営に致命傷を与えかねません。 　また月次決算導入による数字の裏付けをすぐに得ることが出来、より根拠のある経営判断を下す事が出来ます。